INTEGRITETSPOLICY

FÖR ETERNAL MEMORIES FINGERAVTRYCKSAPP eMscanner

1. Inledning

På Eternal Memories AB värnar vi om din integritet och säkerheten för dina personuppgifter. Denna integritetspolicy beskriver hur Eternal Memories AB (”Eternal Memories”, ”Evigt Minne”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter i samband med våra produkter och tjänster samt användningen av applikationen eMscanner.

eMscanner används för att samla in och överföra fingeravtrycksunderlag från avlidna personer för framställning av minnessmycken, minnesföremål och andra personligt utformade produkter.

Policyn omfattar även vår hantering av DNA-underlag i samband med tjänsten Evigt Minne DNA.

Denna integritetspolicy uppdateras vid behov. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår hemsida och, när det är relevant, i vår applikation.

2. Personuppgiftsansvarig

Eternal Memories AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Eternal Memories AB
Org.nr 556984–9101
Blidögatan 34B
211 24 Malmö
Sverige

E-post: info@eternalmemories.se
Telefon: 08-772 25 75

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka uppgifter vi behandlar beror på hur du kommer i kontakt med oss och vilka av våra tjänster som används.

Kontakt- och kunduppgifter

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• Företagsnamn och organisationsnummer
• Uppgifter som lämnas i samband med kontakt med oss

Beställnings- och ärendeuppgifter

• Uppgifter kopplade till beställningar och leveranser
• Faktureringsuppgifter
• Ärendenummer och annan information som krävs för att administrera en beställning
• Uppgifter som behövs för reklamations- och garantiärenden

Beställningsuppgifter kan bland annat behandlas i vårt affärssystem Pyramid.

Uppgifter som behandlas genom eMscanner

• Namn på handläggare eller användare
• Begravningsbyrå eller organisation
• Telefonnummer och e-postadress
• Uppgifter kopplade till det aktuella ärendet
• Namn och personnummer på den avlidne när detta krävs för att säkerställa att rätt underlag kopplas till rätt ärende

Teknisk information vid användning av eMscanner

• Enhetstyp
• Operativsystem
• Appversion
• IP-adress
• Logg- och felrapporter

4. Fingeravtryck från avlidna

eMscanners huvudsakliga funktion är att dokumentera och överföra fingeravtryck från avlidna personer.

Fingeravtrycken används enbart som underlag för framställning av personligt utformade minnesprodukter på uppdrag av beställaren. Materialet används inte för biometrisk identifiering, autentisering eller analys av individer.

Insamling av fingeravtryck sker endast efter att erforderligt medgivande från legal anhörig har inhämtats.

Användaren av eMscanner ansvarar för att detta har skett innan fingeravtrycket registreras och skickas in.

eMscanner kan endast användas efter registrering och manuellt godkännande av Eternal Memories.

Eftersom GDPR som huvudregel inte gäller personuppgifter om avlidna personer omfattas själva fingeravtrycksunderlaget normalt inte av dataskyddsförordningen. Vi behandlar trots detta materialet med hög sekretess och enligt våra interna säkerhetsrutiner.

5. Ändamål med behandlingen

Vi behandlar personuppgifter för att:

• administrera, hantera och leverera beställningar
• ta emot och hantera fingeravtrycksunderlag och DNA-underlag för personligt utformade minnesprodukter
• administrera användarkonton och åtkomst till eMscanner
• kommunicera med kunder, begravningsbyråer och samarbetspartners
• tillhandahålla support samt hantera reklamations- och garantiärenden
• upprätthålla säkerhet, funktionalitet och teknisk drift av våra tjänster och eMscanner
• hantera fakturering och bokföring
• uppfylla rättsliga skyldigheter
• skicka relevant information om exempelvis produkter, tjänster, prisförändringar och andra uppdateringar när vi har rättslig grund för sådan kommunikation.

6. Rättslig grund

Vår behandling av personuppgifter sker beroende på situation med stöd av:

• Fullgörande av avtal– när behandlingen är nödvändig för att hantera en beställning eller tillhandahålla en tjänst.
• Rättslig förpliktelse– när vi behöver behandla eller spara uppgifter för att uppfylla krav enligt exempelvis bokföringslagstiftning.
• Berättigat intresse– när behandlingen är nödvändig för att exempelvis kommunicera med kunder och samarbetspartners, administrera våra tjänster eller upprätthålla säkerhet och funktionalitet.
• Samtycke– när samtycke krävs för en viss behandling inhämtas detta separat.

7. Delning av uppgifter

Vi säljer aldrig personuppgifter till tredje part.

Personuppgifter och ärendeinformation kan däremot delas med leverantörer och samarbetspartners när detta är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster och fullgöra våra åtaganden.

Det kan exempelvis vara:

• IT- och molntjänstleverantörer
• leverantörer och producenter som framställer beställda minnesprodukter
• laboratorier och andra samarbetspartners som hanterar DNA-material
• transport- och logistikföretag
• leverantörer av ekonomi-, fakturerings- eller affärssystem
• myndigheter när vi är skyldiga att lämna ut uppgifter enligt lag.

Vi delar endast de uppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet.

8. Lagring av personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för det ändamål som uppgifterna samlades in för eller så länge vi är skyldiga att bevara dem enligt lag.

Uppgifter kopplade till beställningar, fakturering och bokföring sparas under den tid som krävs enligt tillämplig bokföringslagstiftning.

Uppgifter som behövs för exempelvis reklamations-, garanti- eller rättsliga ärenden kan sparas så länge det är nödvändigt för att hantera ärendet.

När det inte längre finns något behov eller någon rättslig grund för fortsatt behandling raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt.

9. Lagring av fingeravtrycksunderlag

Fingeravtrycksbilder och relaterat material lagras endast så länge som det är nödvändigt för att hantera det aktuella ärendet och möjliggöra beställning av personligt utformade minnesprodukter.

Skannade fingeravtryck sparas i minst 2 månader från registreringsdatumet. Under denna period kan beställaren välja vilka produkter som ska framställas utifrån det insamlade fingeravtrycket.

Om ett startpaket för 10 års lagring beställs sparas fingeravtrycksunderlaget i upp till 10 år från registreringsdatumet. Detta möjliggör framtida kompletteringsbeställningar utan att ett nytt fingeravtryck behöver tas.

Om 10 års lagring inte har beställts kan fingeravtrycksunderlaget raderas efter två månader enligt våra interna rutiner.

När lagringstiden har löpt ut och materialet inte längre behöver bevaras raderas det på ett säkert sätt.

10. Lagring av DNA-underlag

DNA-topsar och relaterat material lagras endast så länge som det är nödvändigt för att hantera det aktuella ärendet och möjliggöra beställning av personligt utformade minnesprodukter.

DNA-topsar sparas i upp till 12 månader från registreringsdatumet och destrueras därefter enligt våra interna rutiner.

Evigt Minne garanterar dock endast att DNA-topsarna kan användas för beställning i 2 månader från provtagningstillfället. Därefter kan DNA-materialets kvalitet successivt försämras, vilket innebär att vi inte kan garantera att tillräckligt DNA kan utvinnas för framställning av produkter.

Vi rekommenderar därför att beställning av Evigt Minne DNA görs inom 2 månader från provtagningstillfället.

Den förseglade glasampullen och de extra silikonampullerna som framställs inom Evigt Minne DNA överlämnas till beställaren eller anhörig och förvaras inte av Eternal Memories.

11. Säkerhet

Vi använder lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter, fingeravtrycksunderlag och annat material mot obehörig åtkomst, förlust, ändring eller otillåten användning.

Åtgärderna omfattar bland annat säker lagring, begränsad åtkomst till information och rutiner för hantering av uppgifter i våra system och hos våra leverantörer.

12. Dina rättigheter

När vi behandlar personuppgifter om dig har du enligt tillämplig dataskyddslagstiftning rätt att:

• begära information om och tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering av uppgifter när förutsättningarna för detta är uppfyllda
• begära begränsning av behandlingen
• invända mot viss behandling, inklusive direktmarknadsföring
• begära dataportabilitet när lagstiftningen medger detta
• återkalla ett samtycke när behandlingen grundas på samtycke.

Dessa rättigheter gäller personuppgifter om dig. Eftersom GDPR som huvudregel inte gäller uppgifter om avlidna omfattas material som enbart avser en avliden person normalt inte av samma rättigheter.

13. Så begär du radering av dina uppgifter

Om du vill begära att dina personuppgifter eller uppgifter kopplade till ditt konto i eMscanner raderas:

1. Skicka ett e-postmeddelande till info@eternalmemories.semed ämnesraden ”Begäran om radering av personuppgifter”.
2. Ange ditt namn, din e-postadress samt vilken begravningsbyrå eller organisation du tillhör, så att vi kan identifiera rätt konto och uppgifter.
3. Om din begäran gäller ett specifikt ärende, ange även ärendenummer eller annan information som gör att vi kan identifiera ärendet. Undvik att skicka känsliga personuppgifter via e-post om det inte är nödvändigt.
4. Vi bekräftar att vi har tagit emot din begäran och kan vid behov be om ytterligare information för att säkerställa din identitet och identifiera de uppgifter som omfattas av begäran.
5. Vi hanterar begäran utan onödigt dröjsmål och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. När radering har genomförts får du en bekräftelse från oss.

Rätten till radering är inte absolut. Vissa uppgifter kan behöva sparas om vi har en rättslig skyldighet att göra det eller om det finns annan rättslig grund för fortsatt behandling. Om vi inte kan radera vissa uppgifter informerar vi dig om detta och om anledningen.

14. Klagomål

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Du är också alltid välkommen att kontakta oss direkt om du har frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter.

15. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när våra tjänster, system eller rättsliga krav förändras.

Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår hemsida och, när det är relevant, via eMscanner.

16. Kontakt

Har du frågor om denna integritetspolicy, hur vi behandlar personuppgifter eller hur vi hanterar fingeravtrycks- och DNA-underlag är du välkommen att kontakta oss:

Eternal Memories AB / Evigt Minne
Blidögatan 34B
211 24 Malmö
Sverige

E-post: info@eternalmemories.se
Telefon: 08-772 25 75

Datum för senaste uppdatering: 2026.09.24.

ETERNAL MEMORIES AB

BLIDÖGATAN 34B

211 24 MALMÖ

SVERIGE

info@evigtminne.se

08-7722575

Copyright 2026 © Eternal Memories AB